平成18年3月6日制定

埼玉宅建協同組合

 本組合は、個人情報の保護および適正な取り扱いの重要性を認識し、以下の通り個人情報保護方針を定め、同方針に沿って業務をおこなってまいります。

 本組合は、個人情報の保護に関する法律、宅地建物取引業法およびその他の法令、地方公共団体の定める個人情報の保護に関する条例、また社会的規範を尊重、遵守して、個人情報の保護および適正な取り扱いに努めます。

 本組合は、個人情報の取得を適法かつ公正な方法によって行うとともに、利用目的の公表、通知、明示等をさせていただき、ご本人の同意なく、利用目的の範囲を超えた個人情報の取り扱いはいたしません。また、個人情報を第三者へ提供・開示等する場合は、法令の定める手続きに則って行います。

<組合員に関する個人情報>

本組合が本組合所属組合員に関して取得する個人情報の利用目的は、以下のとおりです。

(1) 広報誌および組合員宛配送物の送付

(2) 研修会、共同購買、その他組合事業案内の送付・送信

(3) 組合員名簿への掲載(本組合が運営するインターネットサイトへの掲載含む)

(4) 組合員であることの照会に対する回答

(5) 統計・分析(個人情報の属性に関して個人を識別されない形での使用)

(6) その他、本組合の業務の遂行にあたり組合員情報の使用が必要な場合

<一般の皆様に関する個人情報>

本組合が共同受注する住宅管理業務に関して取得する一般の皆様に関する個人情報の利用目的は、当該住宅管理業務に関する責務を果たすために限り利用させていただきます。この場合、業務を行う目的の範囲内で、当該住宅管理業務を実施する本組合所属組合員(以下指定組合員という)との間で共同利用いたします。

 本組合が保有する個人データは、以下の場合に、第三者に提供されます。

(1) ご本人の同意がある場合

(2) 法令に基づく場合

(3) 人の生命、身体または財産の保護のため必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき

(4) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき

(5) 国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

(6) 上記(1)~(5)のほか、本組合所属組合員に関する個人データについては、名称または商号、代表者、事務所所在地、電話番号、FAX番号等の所要項目について、書面、郵便物、電話、電子メール等により、国および地方公共団体、他の本組合所属組合員、一般消費者、社団法人埼玉県宅地建物取引業協会等関係団体、その他、利用目的の達成に必要な範囲の第三者に提供されます。 なお、ご本人から提供の停止の申し出があった場合、個人情報保護法に基づき、その提供を停止いたします。

(提供する第三者の例示)

1. 国および地方公共団体

2. 他の本組合所属組合員

3. 一般消費者

4. 社団法人埼玉県宅地建物取引業協会等関係団体

5. その他、利用目的の達成に必要な範囲

(7) 上記(1)~(5)のほか、本組合が共同受注する住宅管理業務に関して取得する一般の皆様に関する個人データについては、住所、氏名、電話番号、性別、生年月日、家族構成、勤務先、その他入居申込書等に記載された項目について、書面、郵便物、電話、電子メール等により、利用目的の達成に必要な範囲の第三者に提供されます。 なお、ご本人から提供の停止の申し出があった場合、個人情報保護法に基づき、その提供を停止いたします。

(提供する第三者の例示)

1. 提携損害保険会社、提携共済会

2. 保証委託会社

3. 信用調査機関

4. お客様の同意を得た第三者

 本組合は、共同受注する住宅管理業務の遂行にあたり、指定組合員との間で、次の条件のもと、個人データの共同利用を行います。 尚、共同利用にあたり、本組合は指定組合員に対し、個人情報の保護に関する法律、宅地建物取引業法およびその他の法令、埼玉県個人情報保護条例等地方公共団体の定める個人情報の保護に関する条例、国土交通省の定めるガイドライン等の尊重と実効的な管理体制の構築を求めます。

(1) 個人データの項目

住所、氏名、電話番号、性別、生年月日、家族構成、勤務先、その他入居申込書等に記載された内容

(2) 管理責任者:本組合

(3) 共同利用先:指定組合員

 本組合は取得した個人データが正確かつ最新の内容を保つよう努め、また個人データへの不正アクセスおよび個人データの紛失、改ざん、漏えい等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

 本組合が保有する個人データについて、その取り扱いを外部に委託する場合があります。その場合は、個人情報の保護に十分な措置を講じている者を選定し、委託先に対し、個人情報の取り扱いに関する安全管理が図られるよう、必要かつ適切な管理・監督を行います。

 本組合の保有個人データに対して、ご本人から開示・訂正・削除等および第三者提供の停止について申し出があった場合、請求者がご本人であることの確認をさせていただいた上で、本組合が別途定める手続きに従って、合理的な期間内に対応いたします。尚、開示手続には手数料が発生いたしますので予めご了承ください。

 本組合の従業者に対して個人情報保護のための教育を定期的に行い、個人情報を厳重に管理いたします。また、本組合のデータベース等に対する必要な安全管理措置を実施いたします。

 本組合における個人情報の取り扱いおよび本方針についてのお問い合わせは下記までご連絡ください。

(問い合わせ窓口)

埼玉宅建協同組合 個人情報保護管理者

〒330-0055 埼玉県さいたま市浦和区東高砂町6-15(埼玉宅建会館内)

TEL:048-811-1820  FAX:048-811-1821

 本方針は、個人情報の保護および適正な取り扱いを維持するために、改定することがあります。

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